Die E-Rechnung gehört zu den wichtigsten Veränderungen im betrieblichen Rechnungswesen. Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Für die Ausstellung gelten dagegen Übergangsfristen.
Das Jahr 2026 ist deshalb ein wichtiger Zeitpunkt für die Vorbereitung. Unternehmen sollten prüfen, ob ihre Software, internen Abläufe und die Zusammenarbeit mit der Buchhaltung für die kommenden Anforderungen geeignet sind.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist keine gewöhnliche Rechnung, die lediglich als PDF per E-Mail verschickt wird. Sie muss in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen, das eine automatische Verarbeitung der Rechnungsdaten ermöglicht.
Zu den in Deutschland gebräuchlichen Formaten gehören insbesondere:
- XRechnung
- ZUGFeRD
- andere mit der europäischen Norm EN 16931 kompatible Formate
Eine einfache PDF-, JPG- oder Papierrechnung gilt seit dem 1. Januar 2025 als „sonstige Rechnung“, nicht als E-Rechnung. Ein PDF kann für Menschen gut lesbar sein, enthält aber nicht automatisch die strukturierten Daten, die für eine maschinelle Verarbeitung erforderlich sind.
Welche Unternehmen sind betroffen?
Die Regelungen betreffen grundsätzlich steuerbare Umsätze zwischen inländischen Unternehmen, also den sogenannten B2B-Bereich. Voraussetzung ist, dass sowohl der Rechnungsaussteller als auch der Rechnungsempfänger im Inland ansässig sind.
Für Rechnungen an private Endverbraucher gelten diese Vorgaben nicht. Auch für bestimmte steuerfreie Leistungen, Fahrausweise und Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro bestehen Ausnahmen.
Für Leistungen von Kleinunternehmern gilt nach aktuellem Stand ebenfalls eine Ausnahme von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung. Kleinunternehmer müssen jedoch trotzdem in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.
E-Rechnung empfangen: Pflicht besteht bereits
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Für den reinen Empfang kann grundsätzlich bereits ein E-Mail-Postfach ausreichen.
In der Praxis sollte jedoch nicht nur der Eingang der Datei berücksichtigt werden. Unternehmen benötigen auch einen verlässlichen Ablauf für die Prüfung, Weiterleitung, Verarbeitung und Aufbewahrung eingehender Rechnungen.
Dabei sollten unter anderem folgende Fragen geklärt werden:
- An welche E-Mail-Adresse sollen Lieferanten ihre Rechnungen senden?
- Wer kontrolliert eingehende E-Rechnungen?
- Kann die verwendete Software XRechnungen und ZUGFeRD-Dateien verarbeiten?
- Wie werden Rechnungen an die Buchhaltung übermittelt?
- Wo und in welchem Format werden die Dateien aufbewahrt?
Ein gesondertes Rechnungspostfach kann helfen, eingehende Dokumente übersichtlich zu verwalten und Zuständigkeiten eindeutig festzulegen.
Welche Übergangsfristen gelten bis 2028?
Für den Versand von E-Rechnungen gelten mehrere Übergangsregelungen.
Bis zum 31. Dezember 2026
Bis Ende 2026 dürfen Unternehmen für inländische B2B-Umsätze weiterhin Papierrechnungen ausstellen. Auch einfache PDF-Rechnungen können noch verwendet werden, wenn der Empfänger diesem elektronischen Format zustimmt.
Unternehmen dürfen allerdings schon jetzt freiwillig auf ein zulässiges E-Rechnungsformat umstellen.
Ab dem 1. Januar 2027
Ab 2027 wird der Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers entscheidend. Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 Euro können die allgemeine Übergangsregelung für Papier- und PDF-Rechnungen dann grundsätzlich nicht mehr nutzen.
Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro dürfen die Übergangsregelung noch bis zum 31. Dezember 2027 anwenden.
Ab dem 1. Januar 2028
Ab 2028 endet die allgemeine Übergangsphase. Für inländische B2B-Umsätze müssen Rechnungen dann grundsätzlich in einem zulässigen strukturierten E-Rechnungsformat ausgestellt werden, sofern keine gesetzliche Ausnahme greift.
Unternehmen sollten daher nicht bis zum letzten möglichen Zeitpunkt warten. Eine frühzeitige Umstellung bietet die Möglichkeit, technische oder organisatorische Probleme rechtzeitig zu erkennen.
Was sollten Unternehmen 2026 vorbereiten?
Die Umstellung betrifft nicht nur das verwendete Rechnungsprogramm. Auch interne Arbeitsabläufe und Zuständigkeiten müssen berücksichtigt werden.
1. Bestehende Software prüfen
Unternehmen sollten mit ihrem Softwareanbieter klären, ob das eingesetzte Programm E-Rechnungen erstellen, empfangen, anzeigen und weiterverarbeiten kann.
Dabei ist wichtig, welche Formate unterstützt werden und ob vorhandene Schnittstellen zur Finanzbuchhaltung weiterhin funktionieren.
2. Rechnungseingang organisieren
Für eingehende E-Rechnungen sollte ein einheitlicher Empfangsweg festgelegt werden. Lieferanten und Geschäftspartner müssen wissen, an welche Adresse oder über welches Portal Rechnungen übermittelt werden sollen.
3. Zuständigkeiten festlegen
Es sollte eindeutig geregelt sein, wer eingehende Rechnungen prüft, freigibt und an die Buchhaltung weiterleitet. Unklare Zuständigkeiten können zu verspäteten Zahlungen oder unvollständigen Buchungsunterlagen führen.
4. Archivierung berücksichtigen
Eine E-Rechnung darf nicht ausschließlich ausgedruckt oder in ein anderes Format umgewandelt und anschließend im Original gelöscht werden. Der strukturierte Teil muss unversehrt in seiner ursprünglichen Form aufbewahrt werden.
Umsatzsteuerrechtlich gilt für Rechnungen grundsätzlich eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Abhängig von der Art der Unterlagen können daneben weitere handels- oder steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten zu beachten sein.
5. Zusammenarbeit mit der Buchhaltung abstimmen
Unternehmen sollten frühzeitig klären, wie E-Rechnungen künftig an die Finanzbuchhaltung oder Steuerberatung übermittelt werden. Medienbrüche und doppelte Arbeit lassen sich vermeiden, wenn Empfang, Freigabe und Buchung sinnvoll miteinander verbunden werden.
Weitere Informationen zu unseren Leistungen finden Sie im Bereich Rechnungswesen.
Häufige Fehler bei der Umstellung
Ein häufiger Irrtum besteht darin, eine per E-Mail verschickte PDF-Datei bereits als E-Rechnung anzusehen. Seit 2025 erfüllt ein einfaches PDF die gesetzlichen Anforderungen an eine strukturierte E-Rechnung nicht mehr.
Weitere typische Fehler sind:
- E-Rechnungen werden nur ausgedruckt und nicht digital im Original aufbewahrt.
- Rechnungsdateien werden nicht auf Vollständigkeit und Plausibilität geprüft.
- Lieferanten erhalten keine eindeutige Adresse für den Rechnungsversand.
- Empfang, Freigabe und Buchung erfolgen über voneinander getrennte Abläufe.
- Die Umstellung wird bis kurz vor Ablauf der Übergangsfrist verschoben.
Eine technisch funktionierende Lösung allein genügt nicht. Sie muss auch zu den tatsächlichen Abläufen des Unternehmens passen.
Frühzeitig vorbereiten und Abläufe vereinfachen
Die E-Rechnung bringt zunächst organisatorischen Aufwand mit sich. Richtig umgesetzt kann sie jedoch dazu beitragen, Rechnungsprozesse übersichtlicher zu gestalten, manuelle Eingaben zu reduzieren und Unterlagen schneller für die Buchhaltung bereitzustellen.
Unternehmen in Köln und Umgebung sollten das Jahr 2026 nutzen, um ihre bestehenden Prozesse zu überprüfen und die notwendigen Vorbereitungen für 2027 und 2028 zu treffen.
Wenn Sie Fragen zur Einbindung der E-Rechnung in Ihr betriebliches Rechnungswesen haben, können Sie gerne Kontakt mit uns aufnehmen.
Stand: August 2026. Dieser Beitrag bietet einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Beratung im Einzelfall.
