Die Kleinunternehmerregelung soll Selbstständige und kleinere Unternehmen bei der Umsatzsteuer entlasten. Wer die Voraussetzungen erfüllt, muss auf seine Leistungen grundsätzlich keine Umsatzsteuer berechnen und regelmäßig keine Umsatzsteuer-Voranmeldungen abgeben.
Die Regelung kann den Verwaltungsaufwand reduzieren. Sie bedeutet jedoch nicht, dass überhaupt keine steuerlichen Pflichten bestehen. Außerdem dürfen Kleinunternehmer die Umsatzsteuer aus ihren betrieblichen Ausgaben nicht als Vorsteuer abziehen.
Seit dem 1. Januar 2025 gelten neue Umsatzgrenzen. Diese müssen auch im Jahr 2026 beachtet werden.
Was ist die Kleinunternehmerregelung?
Die Kleinunternehmerregelung ist in § 19 Umsatzsteuergesetz geregelt. Die Umsätze eines Kleinunternehmers sind von der Umsatzsteuer befreit, wenn die gesetzlichen Umsatzgrenzen eingehalten werden.
Das bedeutet in der Praxis:
- Auf Rechnungen wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen.
- Die vereinnahmte Umsatzsteuer muss nicht an das Finanzamt abgeführt werden.
- Aus Eingangsrechnungen kann keine Vorsteuer abgezogen werden.
- Der Aufwand für die laufende Umsatzsteuer kann geringer sein.
Die Kleinunternehmerregelung betrifft ausschließlich die Umsatzsteuer. Einkommensteuer, Gewerbesteuer und andere steuerliche Verpflichtungen bleiben davon unberührt.
Auch die Pflicht, Einnahmen und Ausgaben ordnungsgemäß aufzuzeichnen und Geschäftsunterlagen aufzubewahren, besteht weiterhin.
Welche Umsatzgrenzen gelten 2026?
Seit dem 1. Januar 2025 gelten folgende Grenzen:
- Der Gesamtumsatz des vorangegangenen Kalenderjahres darf 25.000 Euro nicht überschritten haben.
- Der Gesamtumsatz des laufenden Kalenderjahres darf 100.000 Euro nicht überschreiten.
Beide Voraussetzungen müssen erfüllt sein.
Wer die Kleinunternehmerregelung im Jahr 2026 anwenden möchte, darf im Jahr 2025 somit einen Gesamtumsatz von höchstens 25.000 Euro erzielt haben. Gleichzeitig darf der Gesamtumsatz im Jahr 2026 die Grenze von 100.000 Euro nicht überschreiten.
Bei den Beträgen handelt es sich um Umsatzgrenzen und nicht um Gewinngrenzen. Betriebsausgaben werden bei der Prüfung deshalb nicht vom Umsatz abgezogen.
Beispiel für die Umsatzgrenzen
Ein selbstständiger Unternehmer hat im Jahr 2025 einen Gesamtumsatz von 24.500 Euro erzielt. Damit liegt sein Vorjahresumsatz unterhalb der Grenze von 25.000 Euro. Im Jahr 2026 kann er zunächst die Kleinunternehmerregelung anwenden.
Erreicht sein Umsatz im Laufe des Jahres 2026 jedoch mehr als 100.000 Euro, endet die Steuerbefreiung unmittelbar. Bereits der Umsatz, durch den die Grenze überschritten wird, unterliegt grundsätzlich der regulären Umsatzsteuer.
Deshalb müssen Kleinunternehmer ihren laufenden Umsatz regelmäßig kontrollieren. Die Grenze von 100.000 Euro ist keine unverbindliche Prognose, sondern eine tatsächliche Obergrenze.
Was gilt im Jahr der Unternehmensgründung?
Bei einer Unternehmensgründung gibt es keinen Umsatz aus dem vorangegangenen Kalenderjahr. Im Gründungsjahr gilt deshalb grundsätzlich eine Umsatzgrenze von 25.000 Euro.
Eine Hochrechnung auf ein vollständiges Kalenderjahr erfolgt nicht. Beginnt die unternehmerische Tätigkeit beispielsweise erst im Juli, bleibt es trotzdem bei der Grenze von 25.000 Euro.
Wird die Grenze während des Gründungsjahres überschritten, endet die Kleinunternehmerregelung unmittelbar. Der Umsatz, mit dem die Grenze überschritten wird, unterliegt bereits der regulären Umsatzsteuer. Die zuvor steuerfrei ausgeführten Umsätze bleiben grundsätzlich steuerfrei.
Gerade bei einer Gründung sollte die Umsatzentwicklung daher von Beginn an sorgfältig überwacht werden.
Werden mehrere Tätigkeiten zusammengerechnet?
Eine Person kann umsatzsteuerlich grundsätzlich nur ein einheitliches Unternehmen führen. Übt ein Selbstständiger mehrere gewerbliche oder freiberufliche Tätigkeiten aus, müssen die Umsätze dieser Tätigkeiten bei der Prüfung der Kleinunternehmergrenze normalerweise zusammengerechnet werden.
Ein Beispiel:
Eine Person erzielt Einnahmen aus Webdesign und bietet daneben fotografische Dienstleistungen an. Für die Kleinunternehmerregelung werden die Umsätze beider Tätigkeiten grundsätzlich gemeinsam betrachtet.
Es ist daher nicht möglich, die Umsatzgrenzen für jede Tätigkeit getrennt in Anspruch zu nehmen.
Personengesellschaften und Kapitalgesellschaften können umsatzsteuerlich hingegen eigenständige Unternehmen darstellen. Hier kommt es auf die jeweilige rechtliche und tatsächliche Gestaltung an.
Was muss auf einer Kleinunternehmerrechnung stehen?
Auch Kleinunternehmer müssen ordnungsgemäße Rechnungen ausstellen. Eine Rechnung sollte mindestens folgende Angaben enthalten:
- vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers
- vollständiger Name und vollständige Anschrift des Leistungsempfängers
- Steuernummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer
- Ausstellungsdatum der Rechnung
- Art und Umfang der erbrachten Leistung oder Menge und Art der gelieferten Gegenstände
- Entgelt für die Lieferung oder Leistung
- Hinweis auf die Steuerbefreiung nach § 19 UStG
Ein geeigneter Hinweis lautet beispielsweise:
„Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.“
Auf der Rechnung darf kein Umsatzsteuerbetrag ausgewiesen werden. Auch Angaben wie „19 % Umsatzsteuer“ oder „7 % Umsatzsteuer“ sollten nicht erscheinen.
Zusätzlich sind eine eindeutige Rechnungsnummer und der Zeitpunkt der Leistung für eine übersichtliche und nachvollziehbare Buchführung empfehlenswert.
Was passiert, wenn trotzdem Umsatzsteuer ausgewiesen wird?
Weist ein Kleinunternehmer auf einer Rechnung unberechtigt Umsatzsteuer aus, kann er diesen Betrag gegenüber dem Finanzamt schulden.
Es reicht deshalb nicht aus, die ausgewiesene Umsatzsteuer einfach zu behalten. Die fehlerhafte Rechnung muss geprüft und gegebenenfalls ordnungsgemäß berichtigt werden.
Besondere Vorsicht ist bei Rechnungsprogrammen und Vorlagen erforderlich. Dort sollte kontrolliert werden, dass:
- kein Umsatzsteuersatz angezeigt wird
- kein Umsatzsteuerbetrag berechnet wird
- der Hinweis auf § 19 UStG enthalten ist
- der Rechnungsbetrag eindeutig dargestellt wird
Auch bei Kleinbetragsrechnungen darf ein Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer ausweisen.
Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?
Kleinunternehmer sind grundsätzlich von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen. Sie dürfen ihre Rechnungen weiterhin als sonstige Rechnung übermitteln, beispielsweise auf Papier oder als PDF-Datei.
Trotzdem müssen auch Kleinunternehmer seit dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Dafür kann grundsätzlich bereits ein geschäftlich genutztes E-Mail-Postfach ausreichen.
Empfangene E-Rechnungen müssen in ihrem ursprünglichen elektronischen Format ordnungsgemäß aufbewahrt werden. Eine ausschließlich ausgedruckte Version reicht für die digitale Aufbewahrung regelmäßig nicht aus.
Wechselt ein Kleinunternehmer zur regulären Umsatzbesteuerung, können auch die allgemeinen Regelungen zur Ausstellung von E-Rechnungen relevant werden.
Können Kleinunternehmer Vorsteuer abziehen?
Kleinunternehmer dürfen die in Eingangsrechnungen enthaltene Umsatzsteuer grundsätzlich nicht als Vorsteuer beim Finanzamt geltend machen.
Kauft ein Kleinunternehmer beispielsweise einen Computer für 1.190 Euro, kann er die darin enthaltenen 190 Euro Umsatzsteuer nicht vom Finanzamt zurückfordern. Für ihn stellen grundsätzlich die gesamten 1.190 Euro die maßgeblichen Anschaffungskosten dar.
Das kann besonders bei hohen Anfangsinvestitionen ein Nachteil sein. Wer zu Beginn seiner Tätigkeit größere Anschaffungen plant, sollte deshalb prüfen, ob die Kleinunternehmerregelung wirtschaftlich sinnvoll ist.
Kann auf die Kleinunternehmerregelung verzichtet werden?
Unternehmer können freiwillig auf die Kleinunternehmerregelung verzichten und sich für die reguläre Umsatzbesteuerung entscheiden. In diesem Fall wird auf den Rechnungen Umsatzsteuer ausgewiesen und an das Finanzamt abgeführt.
Gleichzeitig kann die Umsatzsteuer aus betrieblichen Eingangsrechnungen grundsätzlich als Vorsteuer geltend gemacht werden.
Ein freiwilliger Verzicht kann beispielsweise sinnvoll sein, wenn:
- hohe betriebliche Investitionen geplant sind
- überwiegend Geschäftskunden betreut werden
- die Kunden zum Vorsteuerabzug berechtigt sind
- der Umsatz voraussichtlich schnell steigen wird
- die Umsatzgrenzen bald überschritten werden
Der Verzicht bindet den Unternehmer grundsätzlich für mindestens fünf Kalenderjahre. Die Entscheidung sollte deshalb nicht allein wegen eines kurzfristigen Vorteils getroffen werden.
Welche Fehler kommen häufig vor?
Bei der Anwendung der Kleinunternehmerregelung treten immer wieder ähnliche Fehler auf.
Umsatz und Gewinn werden verwechselt
Für die Umsatzgrenzen ist der Gesamtumsatz entscheidend. Betriebsausgaben und der daraus entstehende Gewinn sind für diese Prüfung grundsätzlich nicht maßgeblich.
Die laufende Umsatzgrenze wird nicht kontrolliert
Die Grenze von 100.000 Euro muss während des laufenden Jahres überwacht werden. Wird sie überschritten, endet die Steuerbefreiung unmittelbar.
Mehrere Tätigkeiten werden getrennt betrachtet
Die Umsätze verschiedener selbstständiger Tätigkeiten einer Person müssen in der Regel zusammengerechnet werden.
Umsatzsteuer wird auf Rechnungen ausgewiesen
Ein unberechtigter Umsatzsteuerausweis kann dazu führen, dass der ausgewiesene Betrag an das Finanzamt gezahlt werden muss.
Der Hinweis auf § 19 UStG fehlt
Auf Kleinunternehmerrechnungen muss erkennbar sein, dass für die Leistung die Steuerbefreiung nach § 19 UStG gilt.
Vorsteuer wird aus Eingangsrechnungen abgezogen
Kleinunternehmer sind grundsätzlich nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt.
Die Kleinunternehmerregelung wird mit Steuerfreiheit verwechselt
Die Regelung betrifft nur die Umsatzsteuer. Einkommensteuer, gegebenenfalls Gewerbesteuer sowie Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten bleiben bestehen.
Der Empfang von E-Rechnungen wird nicht vorbereitet
Auch Kleinunternehmer müssen technisch in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und ordnungsgemäß aufzubewahren.
Für wen ist die Kleinunternehmerregelung sinnvoll?
Die Kleinunternehmerregelung kann besonders für Selbstständige mit überschaubaren Umsätzen und geringen betrieblichen Ausgaben interessant sein. Sie kann außerdem vorteilhaft sein, wenn überwiegend Privatkunden betreut werden, die keine Vorsteuer abziehen können.
Weniger geeignet kann sie sein, wenn hohe Investitionen geplant sind oder hauptsächlich Geschäftskunden betreut werden. In diesen Fällen kann der fehlende Vorsteuerabzug wirtschaftlich nachteilig sein.
Ob die Kleinunternehmerregelung tatsächlich die passende Lösung ist, sollte deshalb anhand der individuellen Umsatzentwicklung, der geplanten Investitionen und der Kundenstruktur beurteilt werden.
Die Steuerberatungskanzlei Mehmet Lafci unterstützt Sie bei der Prüfung der Voraussetzungen, der korrekten Rechnungsstellung und der Entscheidung zwischen Kleinunternehmerregelung und regulärer Umsatzbesteuerung.
Weitere Informationen finden Sie in unserem Bereich Steuerberatung. Bei individuellen Fragen können Sie gerne Kontakt mit uns aufnehmen.
Stand: August 2026. Dieser Beitrag bietet eine allgemeine Übersicht und ersetzt keine individuelle steuerliche Beratung.
