Geschäftliche Unterlagen dürfen nicht beliebig früh gelöscht oder entsorgt werden. Unternehmen und Selbstständige müssen Rechnungen, Buchungsbelege, Jahresabschlüsse und geschäftliche Korrespondenz für gesetzlich festgelegte Zeiträume aufbewahren.
Seit dem 1. Januar 2025 gilt für Buchungsbelege grundsätzlich eine verkürzte Aufbewahrungsfrist von acht Jahren. Daneben bestehen weiterhin Fristen von sechs und zehn Jahren. Welche Frist anzuwenden ist, hängt von der Art des jeweiligen Dokuments ab.
Warum gelten unterschiedliche Aufbewahrungsfristen?
Geschäftsunterlagen dienen als Nachweis für die Buchführung, die Besteuerung und einzelne Geschäftsvorgänge. Das Finanzamt muss bei einer Prüfung nachvollziehen können, wie Einnahmen, Ausgaben und steuerliche Angaben entstanden sind.
Die wesentlichen Aufbewahrungspflichten ergeben sich aus dem Handelsgesetzbuch und der Abgabenordnung. Für Rechnungen gelten zusätzlich die Bestimmungen des Umsatzsteuergesetzes.
Für die meisten Unternehmen lässt sich die Einteilung folgendermaßen zusammenfassen:
| Aufbewahrungsfrist | Typische Unterlagen |
|---|---|
| 10 Jahre | Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse |
| 8 Jahre | Buchungsbelege, ausgestellte und empfangene Rechnungen |
| 6 Jahre | Handels- und Geschäftsbriefe sowie weitere steuerlich relevante Unterlagen |
Abweichende oder längere Fristen können sich aus besonderen gesetzlichen Regelungen oder einem noch nicht abgeschlossenen steuerlichen Verfahren ergeben.
Welche Unterlagen müssen zehn Jahre aufbewahrt werden?
Die zehnjährige Aufbewahrungsfrist betrifft insbesondere Unterlagen, mit denen die Vermögens- und Ertragslage eines Unternehmens grundsätzlich dokumentiert wird.
Dazu gehören beispielsweise:
- Handelsbücher und sonstige steuerlich relevante Aufzeichnungen
- Inventare
- Eröffnungsbilanzen
- Jahresabschlüsse
- Lageberichte
- Konzernabschlüsse und Konzernlageberichte
- Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen, die zum Verständnis der Buchführung erforderlich sind
Auch digitale Aufzeichnungen können unter die zehnjährige Frist fallen. Entscheidend ist nicht, ob eine Unterlage auf Papier oder elektronisch vorliegt, sondern welche Funktion sie im Unternehmen erfüllt.
Für Kreditinstitute, Versicherungsunternehmen und Wertpapierinstitute können bei bestimmten Buchungsunterlagen besondere längere Fristen gelten.
Welche Unterlagen müssen acht Jahre aufbewahrt werden?
Seit dem 1. Januar 2025 beträgt die handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege grundsätzlich acht statt zuvor zehn Jahre.
Buchungsbelege dokumentieren einzelne Geschäftsvorgänge und bilden die Grundlage für Eintragungen in der Buchhaltung. Dazu zählen unter anderem:
- Eingangsrechnungen
- Ausgangsrechnungen
- Kassenbelege
- Quittungen
- Kontoauszüge, soweit sie als Buchungsbelege dienen
- Reisekostenabrechnungen
- Bewirtungsbelege
- Zahlungsnachweise
- Gutschriften
- Belege über Privateinlagen und Privatentnahmen
Die achtjährige Frist gilt grundsätzlich auch für Rechnungen im Sinne des Umsatzsteuergesetzes.
Bei einer E-Rechnung muss mindestens der strukturierte elektronische Teil unversehrt im ursprünglichen Format aufbewahrt werden. Ein Ausdruck oder eine zusätzlich gespeicherte PDF-Darstellung ersetzt die strukturierte Originaldatei nicht.
Weitere Informationen zur Organisation von Buchungsunterlagen finden Sie in unserem Bereich Rechnungswesen.
Welche Unterlagen müssen sechs Jahre aufbewahrt werden?
Eine sechsjährige Aufbewahrungsfrist gilt insbesondere für geschäftliche Korrespondenz und weitere Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sein können.
Dazu gehören beispielsweise:
- empfangene Handels- und Geschäftsbriefe
- Kopien oder Wiedergaben versendeter Handels- und Geschäftsbriefe
- geschäftliche E-Mails mit inhaltlicher Bedeutung für einen Geschäftsvorgang
- Angebote, Auftragsbestätigungen und Verträge, soweit sie als Geschäftsbriefe einzuordnen sind
- steuerlich relevante Kalkulationen
- sonstige Unterlagen, die zum Verständnis eines Geschäftsvorgangs erforderlich sind
Nicht jede geschäftliche E-Mail muss automatisch sechs Jahre gespeichert werden. Entscheidend ist ihr Inhalt. Enthält eine E-Mail beispielsweise eine Bestellung, Auftragsbestätigung, Vertragsänderung oder eine andere geschäftlich relevante Erklärung, kann sie aufbewahrungspflichtig sein.
Wann beginnt die Aufbewahrungsfrist?
Die Frist beginnt grundsätzlich nicht am Tag der Erstellung oder des Empfangs eines Dokuments. Sie startet mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die jeweilige Unterlage entstanden oder abschließend bearbeitet worden ist.
Ein Beispiel:
Eine Rechnung wurde am 10. Mai 2017 ausgestellt. Die achtjährige Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ablauf des 31. Dezember 2017. Sie endet mit Ablauf des 31. Dezember 2025. Die Rechnung kann daher grundsätzlich ab dem 1. Januar 2026 vernichtet werden.
Bei Jahresabschlüssen beginnt die Frist regelmäßig mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Abschluss festgestellt wurde. Dieses Jahr kann vom eigentlichen Wirtschaftsjahr abweichen.
Welche Unterlagen können 2026 grundsätzlich vernichtet werden?
Unter der Voraussetzung, dass keine besonderen Umstände oder längeren Fristen bestehen, können ab dem 1. Januar 2026 grundsätzlich folgende Unterlagen zur Vernichtung infrage kommen:
- Unterlagen mit zehnjähriger Frist aus dem Jahr 2015 oder früher
- Buchungsbelege mit achtjähriger Frist aus dem Jahr 2017 oder früher
- Unterlagen mit sechsjähriger Frist aus dem Jahr 2019 oder früher
Das Entstehungsjahr allein reicht jedoch nicht immer für eine sichere Beurteilung aus. Maßgeblich kann beispielsweise auch das Jahr der letzten Eintragung, Bearbeitung oder Feststellung sein.
Vor der Löschung oder Vernichtung sollte deshalb geprüft werden, wann die Aufbewahrungsfrist im konkreten Fall tatsächlich begonnen hat.
Wann dürfen Unterlagen trotz abgelaufener Frist nicht vernichtet werden?
Unterlagen sollten nicht vernichtet werden, wenn sie noch für ein laufendes Verfahren oder eine steuerliche Prüfung benötigt werden.
Das kann insbesondere der Fall sein bei:
- einer angekündigten oder laufenden Betriebsprüfung
- noch nicht bestandskräftigen Steuerbescheiden
- laufenden Einspruchs- oder Klageverfahren
- steuerstrafrechtlichen Ermittlungen
- vorläufigen Steuerfestsetzungen
- offenen Anträgen oder Nachweispflichten
- Unterlagen, die für weiterhin genutzte Wirtschaftsgüter von Bedeutung sind
In solchen Fällen kann sich die tatsächliche Aufbewahrungsdauer über die reguläre Frist hinaus verlängern. Im Zweifel sollten die betroffenen Dokumente nicht ohne vorherige Prüfung gelöscht werden.
Müssen Originale auf Papier aufbewahrt werden?
Viele Papierunterlagen dürfen ordnungsgemäß digitalisiert und anschließend elektronisch aufbewahrt werden. Dabei müssen die Anforderungen an eine nachvollziehbare, vollständige und unveränderbare Archivierung eingehalten werden.
Ein einfaches Einscannen und Speichern in einem beliebigen Ordner genügt nicht in jedem Fall. Der Digitalisierungsprozess sollte nachvollziehbar dokumentiert sein. Außerdem müssen die Dateien während der gesamten Aufbewahrungsdauer verfügbar, lesbar und gegen unbemerkte Veränderungen geschützt bleiben.
Bestimmte Dokumente sollten weiterhin im Original aufbewahrt werden. Dazu können beispielsweise notariell beurkundete Verträge, Urkunden oder andere Dokumente mit besonderer Beweisfunktion gehören.
Was gilt für elektronische Unterlagen?
Elektronisch entstandene Geschäftsunterlagen müssen grundsätzlich auch elektronisch aufbewahrt werden. Dazu zählen unter anderem:
- E-Rechnungen
- elektronisch empfangene Rechnungen
- Buchungsdaten
- Kassendaten
- relevante E-Mails
- digitale Kontoauszüge
- Daten aus Warenwirtschafts- und Buchhaltungssystemen
Die Unterlagen müssen während der gesamten Aufbewahrungsfrist auffindbar und lesbar bleiben. Bei einem Wechsel der Buchhaltungssoftware sollte daher geprüft werden, ob ältere Daten weiterhin vollständig abgerufen und ausgewertet werden können.
Regelmäßige Datensicherungen und klar geregelte Zugriffsrechte gehören ebenfalls zu einer ordnungsgemäßen digitalen Aufbewahrung.
Praktische Ordnung für den Unternehmensalltag
Ein nachvollziehbares Ablagesystem erleichtert sowohl die laufende Buchhaltung als auch spätere Prüfungen. Unternehmen sollten Dokumente nach Geschäftsjahr und Belegart ordnen und eindeutig benennen.
Hilfreich sind insbesondere:
- einheitliche Regeln für die Ablage
- getrennte Bereiche für Rechnungen, Verträge und Korrespondenz
- geregelte Zuständigkeiten
- regelmäßige Datensicherungen
- ein dokumentierter Umgang mit elektronischen Unterlagen
- eine jährliche Prüfung abgelaufener Aufbewahrungsfristen
Unterlagen sollten nach Ablauf der Frist nicht unbegrenzt ohne Zweck gespeichert werden. Neben steuerlichen Vorgaben müssen auch datenschutzrechtliche Anforderungen berücksichtigt werden. Dokumente mit personenbezogenen Daten sollten sicher gelöscht oder vernichtet werden, sobald keine rechtliche oder betriebliche Notwendigkeit für ihre weitere Speicherung besteht.
Aufbewahrungsfristen vor der Vernichtung prüfen
Die Einteilung in sechs, acht und zehn Jahre bietet eine erste Orientierung. Ob ein bestimmtes Dokument tatsächlich vernichtet werden darf, hängt jedoch von seinem Inhalt, dem Beginn der Frist und möglichen laufenden Verfahren ab.
Unternehmen und Selbstständige in Köln sollten deshalb vor einer größeren Aktenvernichtung oder Datenlöschung prüfen, ob alle gesetzlichen Fristen abgelaufen sind.
Wenn Sie Unterstützung bei der Organisation Ihrer Buchungsunterlagen oder Fragen zum betrieblichen Rechnungswesen haben, können Sie gerne Kontakt mit uns aufnehmen.
Stand: August 2026. Dieser Beitrag bietet einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Beratung im Einzelfall.
Quellen
- § 257 Handelsgesetzbuch – Aufbewahrung von Unterlagen
- § 147 Abgabenordnung – Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung
- § 14b Umsatzsteuergesetz – Aufbewahrung von Rechnungen
- IHK Köln: Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen
- Bundesministerium der Finanzen: Kürzere Aufbewahrungsfristen für Buchungsbelege
